Departamentalización: para los autores neoclásicos la especialización en la organización puede ocurrir en dos sentidos: vertical y horizontal.
· La especialización vertical: ocurre cuando se observa la necesidad de aumentar la calidad de la supervisión o dirección, agregando más niveles jerárquicos en la estructura. La especialización vertical se hace a costa de un aumento de niveles jerárquicos; lo que significa un desdoblamiento de la autoridad y por eso se denomina proceso escalar, pues se refiere al crecimiento de la cadena de comando. La especialización vertical se caracteriza siempre por el crecimiento vertical del organigrama, es decir, por el aumento de las cantidades de niveles jerárquicos.
· La especialización horizontal ocurre cuando se obsérvala necesidad de aumentar la pericia, la eficiencia y la mejor calidad del trabajo en sí mismo. Corresponde a una especialización de actividad y conocimientos. La especialización horizontal se hace a costa de una cantidad mayor de órganos especializados, en el mismo nivel jerárquico, cada uno en su tarea. Este tipo de especialización también se denomina proceso funcional y se caracteriza siempre por el crecimiento horizontal del organigrama; es mas conocida por el nombre de departamentalización, por su tendencia de crear departamentos.
La departamentalización es un medio para obtener homogeneidad de tareas en cada órgano. Para Gulick, esa homogeneidad es posible cuando se reúnen en la misma unidad, todos aquellos que están ejecutando “el mismo trabajo, con el mismo proceso, para la misma clientela, en el mismo lugar (…)”.
La departamentalización consiste en escoger modalidades de homogeneización de actividades, agrupando los componentes de la organización en departamentos o divisiones.
Tipos de departamentalización.
· Por funciones.
· Por productos o servicios.
· Por ubicación geográfica
· Por clientela.
· Por etapas del proceso.
· Por proyectos.
ü Departamentalización por funciones: denominada también departamentalización funcional, consiste en la agrupación de las actividades y tareas de acuerdo con las funciones principales desarrolladas dentro de la empresa. Las funciones fundamentales de cualquier empresa consisten en la producción (creación de utilidad o incremento de utilidad de un producto o servicio), venta (busca de consumidores, pacientes, clientes, estudiantes o miembros que estén de acuerdo en aceptar el producto servicio a un determinado precio) y financiamiento (levantamiento, obtención, desembolso, de recursos financieros de la empresa), es lógico agrupar tales actividades básicas en departamentos: de producción, ventas i finanzas.
La departamentalización por funciones es el criterio mas utilizado para organizar actividades empresariales. Sin embargo, las funciones básicas de una empresa pueden diferir según la empresa o negocio.
Ø Ventajas de la departamentalización por funciones:
§ Permite agrupar a varios especialistas bajo una única jefatura común, cuando su actividad es especializada.
§ Garantiza plena utilización de las habilidades técnicas de las personas, ya que se basa en el principio de la especialización ocupacional.
§ Permite la economía de escala por la utilización integrada de personas, maquinas y producción en masa.
§ Orienta a las personas en una actividad específica concentrando su competencia de forma eficaz y simplifica la capacitación del personal.
§ Es la indicada para circunstancias estables de pocos cambios y que requieran de un desempeño continuo de tareas rutinarias.
Ø Desventajas de la departamentalización por funciones:
§ Reduce la cooperación interdepartamental, pues exige una gran concentración intradepartamental y crea barreras entre los departamentos debido al énfasis que se hace en las especialidades.
§ Es inadecuada cuando la tecnología y las circunstancias externas son mutables o imprevisibles.
§ Dificulta la adaptación y la flexibilidad respecto a los cambios externos.
§ Hace que las personas enfoquen sus esfuerzos sobre sus propias especialidades en detrimento del objetivo global de la empresa.
ü Departamentalización por productos o servicios: se basa en los productos o servicios que ejecuta la organización, la cual se descentraliza en función de ellos. La agrupación de las actividades de la organización por los productos o líneas de productos facilita el empleo de la tecnología, de las maquinas y equipos, del conocimiento y de la mano de obra, lo que permite una intensificación de esfuerzos y concentración que aumentan de forma representativa la eficiencia de la organización. Si la producción de un artículo o grupo de artículos es voluminosa y permanente para utilizar completamente las instalaciones y el personal, existe interés en la departamentalización de productos con la finalidad de obtener ventajas económicas en la producción.
En las empresas no industriales se denomina departamentalización por servicios. La diferencia esta en que la agrupación de las actividades se basa en los servicios prestados en lugar de productos.
La departamentalización por productos separa la estructura organizacional en unidades con base en productos, proyectos programas desarrollados por la organización que presentan un ciclo de vida largo, como es el caso de las industrias automovilística.
Ø Ventajas de la departamentalización por productos:
§ Establece la responsabilidad de los departamentos para un producto o línea de productos o servicios. El departamento se evalúa por el éxito del producto o servicio. Se orienta al ejecutivo superior de cada departamento sobre todos los aspectos básicos de su producto, como comercialización, desarrollo del producto, costos, utilidades y desempeño, entre otros.
§ Facilita la coordinación interdepartamental.
§ Facilita la innovación, que requiere cooperación y comunicación de varios grupos contribuyentes para el producto.
§ Indicada para las circunstancias externas y mutables, pues induce a la cooperación entre especialistas y a la coordinación de sus esfuerzos para un mejor desempeño del producto.
§ Permite flexibilidad, pues las unidades de producción pueden ser más grandes o pequeñas según los cambios de condiciones sin interferir en la estructura organizacional como un todo.
Ø Desventajas de la departamentalización por productos:
§ la departamentalización por productos dispersa a los especialistas en subgrupos orientados a diferentes productos. Eso provoca la duplicación de recursos y de órganos, con evidente aumento de costos operacionales.
§ la departamentalización por productos, es contraindicada para circunstancias externas estables (estabilidad ambiental), para empresas con pocos productos o líneas reducidas de productos, por el hecho de que traen un costo operacional elevado en esas situaciones.
§ Provoca problemas humanos de temores y ansiedades cuando en situaciones de inestabilidad externa los empleados tienden a ser más inseguros en relación a alguna posibilidad de desempleo o por lentitud en el desarrollo de su carrera profesional.
§ Enfatiza la coordinación en detrimento de la especialización.
ü Departamentalización geográfica: se denomina departamentalización territorial o regional o por ubicación geográfica. Requiere diferenciación y agrupación de las actividades de acuerdo con la ubicación donde el trabajo se desempeñara, o con un área de mercado a ser servida por la empresa. La presunción implícita en esta estrategia es que, en donde los mercados están dispersos se podrá mejorar la eficiencia si todas las actividades relacionadas con un producto se agrupan en un área geográfica específica. Este tipo de departamentalización se utiliza en empresas que cubren grandes áreas geográficas y cuyos mercados son extensos; es especialmente atractiva para empresas de gran escala y cuyas actividades están geográficamente dispersas.
Es mas indicada para el área de producción (operaciones) y de ventas, siendo poco utilizada por el área financiera, que no siempre permite la descentralización.
Ø Ventajas de la departamentalización geográfica:
§ Cuando las circunstancias externas indican que el éxito de la organización depende de su ajuste a las condiciones y a las necesidades locales o regionales, la estrategia territorial se hace imprescindible.
§ Permite establecer la responsabilidad de utilidades y desempeño, de la misma manera que la organización por producto, nada más que, en este caso, el énfasis se coloca en el comportamiento regional o local.
§ Motiva a los ejecutivos a pensar en términos del éxito del territorio más que de éxito de un departamento especializado.
§ Se indica para empresas al menudeo, desde que ciertas funciones (por ejemplo compras y finanzas) se centralicen.
§ El diseño organizacional en la base de la departamentalización territorial puede acompañar a las variaciones regionales y locales sin grandes problemas.
Ø Desventajas de la departamentalización geográfica:
§ Enfoque territorial de la organización deja en segundo plano la coordinación de los aspectos de planeación, ejecución o control de la organización como un todo, en relación con el grado de libertad y autonomía colocado en las regiones o sucursales.
§ la departamentalización territorial ocurre principalmente en las áreas de marketing y de producción.
ü Departamentalización por clientela: la organización con base en la clientela involucra la diferenciación y la agrupación de las actividades según el tipo de persona o personas para quienes se ejecuta el trabajo. Las características de los clientes (como edad, sexo, nivel socioeconómico, tipo de consumidor, etc.) constituyen la base para este tipo de departamentalización.
La departamentalización por clientes o por consumidor refleja el interés del comprador por el producto o servicio ofrecido por la organización. Es un criterio importante cuando la organización trata con diferentes clases de clientes con diferentes características y necesidades.
Ø Ventajas de la departamentalización por clientela:
§ Cuando la satisfacción del cliente es el aspecto más critico de la organización.
§ Cuando el negocio depende de diferentes tamaños o características de productos o servicios que varían según el tamaño del cliente, el cliente es mas importante que los productos o servicios que deben adaptarse a el, principalmente cuando los clientes pueden ser individuos, organizaciones o el propio gobierno.
§ Predispone a los ejecutivos y a todos los participantes de la organización a la tarea de satisfacerlas necesidades y los requisitos de los clientes.
§ Permite que la organización concentre sus conocimientos en las distintas necesidades y exigencias de los canales mercadológicos.
Ø Desventajas de la departamentalización por clientela:
§ Las demás actividades de la organización (como producción, finanzas, etc.) pueden volverse secundarias o accesorias, en vista de la preocupación compulsiva por el cliente.
§ Los demás objetivos de la organizacio0n (como utilidades, productividad, eficiencia, etc.) pueden ser puestos de lado o sacrificados en función de la satisfacción del cliente.
ü Departamentalización por etapas del proceso: también se denomina por procesamiento o por equipo. Se utiliza con frecuencia en las empresas industriales en los niveles más bajos de la estructura organizacional de las áreas productivas o de operaciones. La diferenciación y la agrupación se llevan a cabo por medio de la secuencia del proceso productivo u operacional, o aun por medio del arreglo y disposición racional del equipo utilizado.
Proceso es un conjunto de actividades estructuradas y destinadas a dar por resultado un producto específico para un determinado cliente o mercado.
Ø Ventajas de la departamentalización por etapas del proceso:
§ Busca extraer ventajas económicas ofrecidas por la propia naturaleza del equipo o la tecnología.
§ La tecnología pasa a ser el foco y el punto de referencia para la agrupación de unidades y posiciones.
§ Con énfasis en los procesos surgió la reingeniería.
§ La reingeniería busca reinventar las organizaciones por medio del completo rediseño de los procesos empresariales.
Ø Desventajas de la departamentalización por etapas del proceso:
§ Cuando la tecnología utilizada pasa por un intenso desarrollo y cambios que alteran el proceso productivo, la departamentalización por proceso peca por absoluta falta de flexibilidad i de adaptación.
§ En el caso de la computación, los gigantescos desarrollos tecnológicos en el procesamiento de datos han provocado cambios ya sea en el equipo (hardware), ya sea en el proceso (software), acarreando la reducción (downsizing) del área y su descentralización respecto a los usuarios.
ü Departamentalización por proyectos: la agrupación u organización en la base de proyectos implica la diferenciación y agrupación de las actividades de acuerdo con las salidas y los resultados (outputs) relativos a uno o varios proyectos de la empresa. Es una estrategia utilizada en empresas de gran tamaño y que producen productos que implican gran concentración de recursos y tiempo prolongado para su producción. Es el caso de los astilleros navales y de obras de construcción civil (edificios) o industrial (fabricas e hidroeléctricas) que exigen tecnología sofisticada, personal especializado y reunión de recursos diferentes a lo largo del producto. Como el producto es de gran tamaño y exige planeación individual y detallada con un extenso periodo para su ejecución, cada producto es tratado como un proyecto especial y por pedido.
Ø Ventajas de la departamentalización por proyectos:
§ La departamentalización por proyectos, es una departamentalización temporal por productos cuando este asume proporciones enormes, requiriendo inversiones y recursos elevados, tecnología específica y periodos prolongados para su planeación y ejecución.
§ Gran concentración de diferentes recursos en una actividad compleja que exige puntos definidos de inicio y término, con fecha y plazos determinados.
§ Cada proyecto tiene su ciclo de vida específico.
§ Este tipo de departamentalización esta orientada hacia los resultados.
Ø Desventajas de la departamentalización por proyectos:
§ Cada proyecto es único e inédito e implica muchas habilidades y conocimientos dispersos en la empresa, con los cuales se puede pasar de una etapa a otra dentro del ciclo de vida.
§ Cuando termina un proyecto la empresa puede verse obligada a despedir personal o a paralizar maquinaria y equipos en caso de contar con otro proyecto a la vista.
§ La agrupación por proyectos provoca una fuerte dosis de ansiedad y angustia en las personas por la imprevisibilidad del futuro en el empleo.
Selección de alternativas de departamentalización.
Existen cuatro principios que aunque no sean absolutos permiten adecuar el problema de la departamentalización:
· Principio de mayor uso.
· Principio de mayor interés.
· Principio de separación del control.
· Principio de supresión de la competencia.
Bibliografía:
Idalberto Chiavenato. Introducción a la teoría general de la administración; séptima edición; págs.: 177- 194.
muchas gracias
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