miércoles, 8 de mayo de 2013

ENFOQUE SISTEMATICO DE LA ADMINISTRACION

ENFOQUE SISTEMATICO DE LA ADMINISTRACION.
     En la década de 1950, el BIOLOGO alemán Ludwig von Bertalanffy elaboro una teoría interdisciplinaria para trascender los problemas  exclusivos de cada ciencia y proporcionar principios y modelos generales para todas las ciencias involucradas de forma que los descubrimientos efectuados en cada una pudieran ser utilizados por otras.
     La teoría general de la administración paso por una fuerte y creciente ampliación  de su enfoque desde la época del enfoque clásico hasta el enfoque sistémico. En su época, el enfoque clásico había sido influenciado por tres principios intelectuales dominantes en casi todas las ciencias en el inicio del siglo pasado, como lo fueron:
·         Reduccionismo: es el principio que se basa en la creencia de todas las cosas pueden descomponerse y reducirse a sus elementos fundamentales simples, que constituyen sus unidades indivisibles.
·         Pensamiento analítico, lo utiliza el reduccionismo para explicar las cosas o intentar comprenderlas mejor.
·         Mecanicismo. Es el principio que se basa en la relación simple de causa y efecto entre dos fenómenos.
     Con la aparición de la teoría general de los sistemas, los principios del reduccionismo del pensamiento analítico y del mecanicismo se sustituyen por los principios opuestos del expansionismo, del pensamiento sintético y de la teleología.
·         Expansionismo: es el principio que sustenta que todo fenómeno es parte de un fenómeno mayor.
·         Pensamiento sintético: es el fenómeno visto como parte de un sistema mayor y se explica en términos del papel que desempeña en ese sistema mayor.
·         Teleología: es el principio según el cual la causa es una condición necesaria, pero no siempre suficiente para que surja el efecto, es decir la relación causa-efecto no es una relación deterministica  o mecanicista sino simplemente probabilística.
   Con esos tres principios la teoría general de sistemas TGS) permitió el surgimiento de la cibernética e influyo en la teoría general de la administración redimensionando totalmente sus concepciones.
Tecnología y Administración.
      La tecnología siempre influyo con fuerza en el funcionamiento de las organizaciones a partir de la revolución industrial. A finales del siglo XVIII la invención de la maquina de escribir fue el primer paso para la aceleración del proceso productivo en las oficinas.la invención del teléfono a finales del siglo XIX permitió la expansión y la descentralización de las organizaciones rumbo a nuevos y diferentes mercados, asimismo el barco, el automóvil y el avión proporcionaron una expansión sin precedentes en los negocios mundiales.
     El desarrollo tecnológico constituye la plataforma básica que impulsa el desarrollo de las organizaciones  y permite la consolidación de la globalización, entrando en este punto la invención de la computadora en la segunda mitad del siglo XX, que permitió que  las organizaciones presentaran las actuales características de automatización de sus actividades. La computadora  ofreció a las organizaciones la posibilidad de trabajar con números grandes y con diferentes negocios grandes, simultáneamente, a  un costo más bajo y con mayor rapidez y absoluta confiabilidad.
La Cibernética:
     Es una ciencia joven que fue asimilada por la informática  y la tecnología de la información. Norbert Wiener la creo entre 1943-1947. Esta surgió  como una ciencia interdisciplinaria para relacionar todas las ciencias, llenar los espacios vacios no investigados por ninguna de ellas y permitir que cada ciencia utilizara los conocimientos desarrollados por las otras.
Origen de la cibernética.
     Están relacionados con los siguientes hechos:
·         El movimiento iniciado por Norbert Wiener en 1943 para aclarar las llamadas  “áreas blancas en el mapa de la ciencia”.
·         Los primeros estudios sobre cálculos de variaciones de la matemática , el principio de la incertidumbre mecánica cuántica, el descubrimiento de los filtros de onda, la aparición de la mecánica estadística , llevaron a innovaciones en todas las ciencia, las cuales exigirían mayor conexión entre esos nuevos dominios y el intercambio de descubrimientos en las áreas blancas de las ciencias.
·         Los estudios sobre comunicación e información empezaron con el libro de Russel y Whetehead, principio matemático en 1910. Entre Ludwig Wittgenstein hasta la lingüística matemática de A.N. Chomsky surgieron varios trabajos sobre la lógica de la información; etc.
·         Los primeros estudios y experiencias con computadoras, para la solución de ecuaciones diferenciales. Estas maquinas debían imitar el sistema nervioso humano.
·         La segunda guerra mundial provoco el desarrollo de los equipos de artillería aérea en Inglaterra debido al perfeccionamiento de la fuerza aérea alemana.
·         La cibernética amplio su campo de acción con el desarrollo de la teoría general de los sistemas.
·         En el inicio, la cibernética se limitaba a la creación de maquinas de conducta autorregulables, semejante a aspectos de la conducta del hombre o del animal y, en donde eran necesarios conocimientos que vinieron de varias ciencias.

Concepto de cibernética.
     Es la ciencia de la comunicación y el control, sea en el animal sea en la maquina. La comunicación hace que los sistemas se integren y sean coherentes y el control regula su conducta.
Principales conceptos de la cibernética:
·         Campo de estudios de la cibernética son  los sistemas, es un conjunto de elementos que están dinámicamente relacionados.
·         Representación de los sistemas: los modelos. La cibernética busca la representación de sistemas originales por medio de otros sistemas comparables, que se denominan modelos. Existen tres razones para el uso de modelos:
o   La manipulación de entidades reales es socialmente inaceptable o legalmente prohibida.
o   La incertidumbre con la cual la administración  lidia crece rápidamente y aumenta de forma desproporcionada las consecuencias de los errores.
o   La capacidad de construir modelos representativos de la realidad aumento enormemente.
Conceptos principales de sistemas.
1.      Concepto de entrada (input): el sistema recibe entrada o insumos para poder operar. puede constituirse de información, energía y materiales:
§  Información, es todo lo que permite reducir la incertidumbre respecto a algo. La información proporciona orientación y conocimiento respecto de algo.
§  Energía: es la capacidad utilizada para mover  y dinamizar el sistema.
§  Materiales, son los recursos utilizados por el sistema como medios para producir las salidas.
Por medio de entrada, el sistema importa los insumos o recursos de su ambiente para poder trabajar o funcionar.
2.      Concepto de salida (output), es el resultado final de la operación de un sistema. Todo sistema produce una o varias salidas.
3.      Concepto de la caja negra (Black box), se refiere a un sistema cuyo interior no puede ser revelado, cuyos elementos internos se desconocen y que solo pueden ser conocidos por fuera a través de manipulaciones externas o de observación externa.
4.      Concepto de retroalimentación: es un mecanismo según el cual una parte de la energía de salida de un sistema o de una maquina regresa a la entrada. La retroalimentación es una acción por la cual el efecto refluye sobre la causa  ya sea incentivándola o inhibiéndola.
5.      Concepto de homeostasis, esta, es un equilibrio dinámico obtenido por la autorregulación, o sea, por el autocontrol.
6.      Concepto de información: involucra un proceso de reducción de incertidumbre, es decir la idea de información se encuentra relacionada a la de novedad y utilidad, pues información es el conocimiento disponible  para el uso inmediato y que permite orientar la acción al reducir el margen de incertidumbre que cerca las decisiones cotidianas. El concepto de información requiere de otros dos conceptos:
·         Dato, es un registro o anotación de un evento u ocurrencia.
·         Comunicación: ocurre cuando una información se transmite a alguien.
El sistema de comunicación tratado por la teoría de las informaciones consiste en:
o   Fuente, quien emite el mensaje.
o   Transmisor: el proceso o equipo que opera el mensaje.
o   Canal.
o   Receptor.
o   Destino.
o   Ruido.
     La teoría de la información sustituye cada bloque por un modelo matemático, que reproduce la conducta del bloque correspondiente, su interacción y su interdependencia, dentro de una visión macroscópica y probabilística.
Concepto de redundancia.
     Es la repetición  del mensaje para que su recepción correcta se garantice. La redundancia introduce en el sistema  de comunicación una cierta capacidad de eliminar el ruido y prevenir  distorsiones y engaños en la recepción del mensaje.
Concepto de entropía y sinergia.
     Entropía: transformación. Es un concepto controvertido en las ciencias de comunicación. La entropía es la segunda es la segunda ley de la termodinámica y se refiere a la perdida de energía en sistemas aislados, llevándolos a su degradación, desintegración y desaparición. Si la entropía es  un proceso por el cual  un sistema tiende al agotamiento, desintegración y desaparición y finalmente a la muerte, para sobrevivir el sistema necesita reabrirse y reabastecerse  de energía información para mantener su estructura.
     Sinergia: trabajo conjunto. Existe sinergia cuando dos o mas causas producen  un efecto mayor que la suma de los efectos que produjeron actuando individualmente. Las organizaciones son ejemplos de efecto sinergistico. Cuando las partes de un sistema mantienen entre sí un estado solido, una estricta interrelación, integración y comunicación, se ayudan mutuamente y el resultado del sistema es mayor que la suma de los resultados de sus partes tomadas aisladamente.
Concepto de informática.
     Es la disciplina que lidia con el tratamiento racional y sistémico  de la información por medios automáticos. La informática es la parte de la cibernética  que trata de las relaciones entre las cosas y sus características; para representarlas por medio de soportes de información, se trata de la forma de manipular esos soportes, en lugar de manipular las propias cosas.
Consecuencias de la informática en la administración.
     La cibernética marca el inicio de la era de la electrónica en las organizaciones. Las principales consecuencias de la informática dentro de la administración son:
a.            Automatización: es una síntesis de ultramecanizacion, superracionalizacion, procesamiento continuo y control automático. En la cibernética los autómatas son ingenios que contienen dispositivos  capaces de tratar la información que reciben del medio externo y producir acciones o respuestas. La automatización abarca tres sectores distintos:
·         Integración en cadena continúa de diversas operaciones realizadas por separado.
·         Utilización de dispositivos de retroalimentación  y regulación automática, para que las propias maquinas corrijan sus errores.
·         Utilización de la computadora o red de computadoras para acumular volúmenes de datos en bancos de datos y analizarlos a través de operaciones lógicas complejas  con gran rapidez, incluso en la toma de decisiones programadas.
b.            Tecnología de la información o (TI), es el principal producto de la cibernética, representa la convergencia de la computadora con la televisión y las telecomunicaciones; esta provoca los siguientes cambios:
o   Comprensión del espacio: la era de la información introdujo el concepto de oficina virtual o no territorial. Edificios y oficinas sufrieron gran reducción del tamaño.
o   Comprensión del tiempo: las comunicaciones se hicieron móviles, flexibles, rápidas, directas y en tiempo real, lo que permite más tiempo de dedicación al cliente.
o   Conectividad: con la microcomputadora portátil, multimedia, trabajo en grupo, estaciones de trabajo, surgió el teletrabajo, en que las personas trabajan juntas a pesar de estar distantes físicamente.
c.            Sistemas de información: las organizaciones reciben y utilizan información que les permiten vivir y sobrevivir en el ambiente que las rodea. Los sistemas de información gerencial (SIG), constituyen sistemas computacionales  capaces de proporcionar información como materia prima para todas las decisiones que serán tomadas por los participantes tomadores de decisión  dentro de la organización. El SIG puede presentarse bajo cuatro tipos de estructura.
·         Estructura centralizada: coloca a la computadora central como el punto focal de todos los servicios de procesamiento de datos.
·         Estructura jerarquizada: distribuye la información por medio de una organización de acuerdo con las necesidades específicas de cada nivel organizacional.
·         Estructura distribuida: varias computadoras separadas proveen datos a diferentes centros independientes, aunque interactúan entre sí.
·         Estructura descentralizada: es un reparto de los recursos computacionales.
La TI modifica el trabajo dentro de las organizaciones y fueras de ellas. Internet, con sus avenidas digitales o infovias y la democratización  del acceso a la información es una señal de eso.
d.           Integración del negocio: cada vez mas las organizaciones están buscando medios para encontrar modelos capaces de integrar todas las soluciones para alcanzar éxito en los negocios tradicionales y virtuales. La implantación de un sistema integrado de gestión empresarial pasa por cuatro etapas.
o   Construir e integrar el sistema interno.
o   Integrar las entradas: la cadena integrada de proveedores.
o   Integrar las salidas: la relación con los clientes.
o   Integrar el sistema interno con las entradas y salidas.
La intranet esta rompiendo paradigmas, tanto en la relación empresa-cliente, en cuanto a la relación entre empresas, agilizando transacciones, aumentando la velocidad de la comunicación, eliminando fronteras reduciendo costos y facilitando la forma de hacer negocios.
e.            E-business: es el motor de la nueva economía; se le da este nombre por referirse a los negocios virtuales hechos a través de los medios electrónicos. Este medio que recibe el nombre de Web (Word wide web) esta proporcionando todas las condiciones  para una enorme malla  interconectada de sistemas. El internet permite que se reciba y provea información, es decir que no se conecte directamente a empresas, proveedores, clientes y consumidores en todo el mundo a través de un simple micro, iniciando la era digital. La edad digital esta tirando conceptos clásicos y colocando en su lugar nuevos y diferentes conceptos de un mundo sin fronteras.
f.            Homo digitalis: ya que la administración científica enfatizo al homo economicus, la escuela de relaciones humanas al hombre social, el estructuralismo indico al hombre organizacional, y la teoría conductista dirigió al hombre administrativo, no es de extrañar que muchos autores estén hablando del hombre digital: aquel cuyas transacciones con su ambiente son efectuadas predominantemente por intermedio  de la computadora.
Teoría matemática de la administración.
     La mayor aplicación de la teoría matemática reside en la llamada administración de las operaciones  en organizaciones de de manufactura y de servicios  que involucran actividades relacionadas con productos o servicios, procesos y tecnología, ubicación industrial, administración de la calidad, planeación y control de operaciones.
Racionalización de las decisiones
     La teoría matemática aplicada para la solución de problemas administrativos se conoce como investigación de operaciones o bien llamada IO
     Es importante decir que la teoría matemática no se puede considerar como una escuela así como tampoco a la teoría clásica o la teoría de relaciones humanas, sino como una corriente que se encuentra en varios autores en la cual aclara y enfatizan a la toma de decisión de modo lógico y racional.
Origen de la teoría matemática
     La teoría matemática surge de la teoría administrativa a partir de causas
§  El trabajo clásico sobre la teoría de juegos de von Neumann en 1947
§  El estudio del proceso de decisión
§  La existencia de decisiones programables
§  La computadora
§  La teoría matemática
Proceso decisorio
     Es importante destacar que la toma de decisión es el punto central del enfoque cuantitativo, es decir, de la teoría matemática. El proceso decisorio de estudia en  etapas el proceso y el problema.
     Perspectiva del proceso: en cuanto al proceso podemos decir que este se concentra en las etapas de la toma de decisión, con el objetivo de encontrar y seleccionar la mejor alternativa de decisión. El proceso de desarrolla en 3 etapas
§  La definición
§  Las posibles alternativa
§  la selección de esa posible alternativa (la elección)
     De esta manera podemos definir que el proceso es aquel que se encarga de seleccionar,  la mejor alternativa de solución que brinde mayor eficiencia.
      Perspectiva del problema: esta se encarga, valga la redundancia, de la resolución de los problemas. Esta perspectiva es más complicada ya que a diferencia del proceso esta no muestra ninguna posible alternativa, esto quiere decir que quien toma la decisión debe utilizar métodos cuantitativos tratando de transformar dicha decisión lo más racional posible.
Tipos de decisiones:
§    Programadas
§    No programadas
Modelos matemáticos de la administración.
     La teoría matemática busca construir modelos matemáticos capaces de simular situaciones reales de una empresa. Estos modelos son utilizados para simular situaciones futuras con las probabilidades de que esta suceda.
En los modelos matemáticos de la administración se encuentran
§  Problemas estructurados: Son aquellos problemas que pueden ser perfectamente definidos ya que sus variables se conoce. Los problemas estructurados se desarrollan en 3 partes:
o   Decisiones con certeza: aquellas en las que sus variables se conocen pero su relación entre acción y consecuencia es determinística
o   Decisiones bajo riesgo: aquellas en las que sus variables son conocidas pero la relación que tiene entre acción y consecuencia es probabilística
o   Decisiones bajo incertidumbre: son aquellas en las que sus variables se desconoce pero la relación entre acción y consecuencia son desconocidas.
§  Problemas no estructurados: son aquellos que difícilmente pueden definirse ya que una o más de sus variables se desconocen.
    El modelo matemático puede definir a los problemas estructurados y no estructurados con ventajas, porque:
§    Permite descubrir y entender los hechos de una situación
§    Descubre relaciones existente entre varios aspectos del problema
§    Permite tratar el problema en su conjunto y considera todas las variables principales
§    Es susceptible de ampliación por etapas e incluye factores abandonados en las descripciones verbales
§    Utiliza técnicas de la matemática objetivas y lógicas
§    Conduce a una solución segura y cualitativa
§    Permite respuestas inmediatas y en escala gigantesca por medio de computadoras y medios electrónicos.

Investigación de operaciones
     Proviene de la administración científica la cual agrego métodos matemáticos  refinados como la tecnología computacional y más amplia. La IO adopta el método científico como estructura para la solución de los problemas, con fuerte énfasis en el juicio objetivo. Las definiciones de la IO varían desde técnica de las matemáticas específicas hasta el método científico en sí; los aspectos básicos de la OI a la toma de decisiones administrativas son:
·         Visión sistémica de los problemas que van a ser resueltos.
·         Uso del método científico en la resolución de problemas.
·         Utilización de técnicas especificas de estadísticas para solucionar problemas.
La IO utiliza la siguiente metodología:
o   Formular el problema.
o   Construir un modelo matemático para representar el sistema.
o   Deducir una solución del modelo.
o   Probar el modelo y la solución.
o   Establecer control sobre la solución.
o   Colocar la solución en funcionamiento.
Las principales técnicas de la IO son:
§   Teoría de juegos.
§  Teoría de las colas.
§  Teoría de los grafos.
§  Programación lineal.
§  Programación dinámica.
§  Análisis estadístico y cálculo de probabilidad.
Nota: Estas teorías se podrán resolver mas adelante, en otra entrada de nuestro blog.
TEORÍA DE SISTEMAS
     Definición de Sistema: la palabra sistema denota de un conjunto interdependientes e interactuantes o un grupo de unidades que forman un todo organizado.
Características de los sistemas:
     Los sistemas presentan características propias. El aspecto más importante del concepto de sistema es la idea de un conjunto de elementos interconectado para formar un todo. El todo presente propiedades y características propias  que no se encuentran en ninguno de los elementos aislados.
      Es a lo que llamamos EMERGENTE SISTEMICO: una propiedad o característica que existe en el sistema como un todo y no existe en sus elementos en particular. Por ejemplo: el agua, tiene características totalmente diferente del hidrogeno y el oxígeno que la forman.
     De la definición de Von Bertalanffy, según la cual el sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas, se derivan dos conceptos: propósito (objetivo) y globalización (o totalidad).
·         Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos u objetivos. Las unidades o elementos, así como las relaciones definen un arreglo que tienen siempre como fin un objetivo o finalidad a alcanzar.
·         Globalización (totalidad): todo sistema tiene una naturaleza orgánica, por la cual una acción que produzca cambio en una de las unidades del sistema, deberá producir cambios en todas sus otras unidades. El sistema siempre reaccionará globalmente a cualquier estimulo producido en cualquier parte o unidad.

Estos dos conceptos básicos retratan dos características básicas del sistema.

TIPOS DE SISTEMAS
     Existe variedad de sistemas y varias tipologías para clasificarlos. Los tipos de sistemas son:
En cuanto  a su constitución, los sistemas pueden ser: físicos o abstractos.
a.       Sistemas físicos o concretos: Son aquellos que se componen de equipos maquinaria, objetos y cosas reales. Se denominan hardware*
b.      Sistemas abstractos o conceptuales: Son aquellos que se componen de conceptos, filosofías, planes, hipótesis e ideas. Se denominan software.
En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser: cerrados o abiertos.
a.       Sistemas Cerrados: No presentan intercambio con el medio ambiente que los circunda, pues son herméticos a cualquier influencia ambiental. Siendo así no reciben influencia del ambiente ni influyen de él.
b.      Sistemas abiertos: presentan relaciones de intercambio con el ambiente por medio de innumerables entradas y salidas. Los sistemas abiertos cambian materia y energía regularmente con el medio ambiente.

LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA ABIERTO
     El concepto de sistema es perfectamente aplicable a la organización empresarial. La organización es un sistema creado por el hombre y mantiene una dinámica interacción con su medio ambiente, sean proveedores, clientes, la competencia, entidades sindicales, órganos gubernamentales y otros agentes externos. Influyen sobre el medio ambiente y recibe influencia de él.
Características:
1.      Probabilístico y no determinista.
2.      Las organizaciones como parte de una sociedad mayor, constituida de partes menores.
3.      Interdependencia de las partes.
4.      Homeostasis o estado de equilibrio: cuando satisface:
§  Unidireccionalidad o constancia de dirección.
§  Progreso en relación con el fin.
Procesos opuestos necesarios:
§  Homeostasis.
§  Adaptabilidad.
5.      Frontera o límite.
6.      Morfogénesis.
7.      Resistencia.

MODELOS DE ORGANIZACIÓN
Existen varios modelos que explican a la organización como un sistema abierto.
1.      Modelo de Schein: propone algunos aspectos que la teoría de sistemas considera en la definición de organización. Uno de esos aspectos es que:
§  la organización es un sistema con objetivos o funciones que involucran interacciones múltiples con el medio ambiente.
§  La organización es un sistema abierto.
§  La organización es un conjunto de su subsistemas en interacción dinámica los unos con los otros.
§  La organización existe en un ambiente dinámico.

2.      Modelo de katz y kahn: Katz y kahn desarrollaron un modelo de organización por medio de la aplicación de la teoría de los sistemas a la teoría administrativa. En el modelo propuesto, la organización presenta las características:
§  La organización como un sistema abierto:
o   Importación (entradas).
o    transformación (procesamiento).
o    Exportación (salidas).
o   los sistemas son ciclos de eventos que se repiten.
o   entropía negativa.
o   información como insumo, retroalimentación negativa y proceso decodificación.
o   Estado de equilibrio y homeostasis dinámica.
o   Diferenciación.
o   Equifinalidad.
o   Límites o fronteras.
§  Características de primer orden:
o   Los sistemas sociales no tienen limitación de amplitud.
o   Los sistemas sociales necesitan de entradas de mantenimiento y de producción.
o   Los sistemas sociales tienen  su naturaleza planeada.
o   Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad.
o   Las funciones, las normas y los valores son los principales componentes del sistema social.
o   Las organizaciones sociales constituyen un sistema formalizado de funciones.
o   El concepto de inclusión parcial.
o   La organización en relación a su medio ambiente.
§  Cultura  y clima organizacionales.
§  Dinámica del sistema.
§  Concepto de eficacia organizacional.
§  Organización como sistema de papeles.

3.      Modelo Socio técnico de Tavistok: El modelo socio técnico de taviscok se propuso por sociólogos y psicólogos del instituto de relaciones humanas de Tavisctock. Para ellos, la organización es un sistema abierto en interacción constante con su ambiente. Más que eso, la organización es un sistema socio-técnico estructurado sobre dos subsistemas:

·         Subsistema técnico: comprende las tareas que serán desempeñadas, las instalaciones físicas, los equipos e instrumentes utilizados, las exigencias de la tarea, las utilidades y técnicas operacionales, el ambiente físico y la forma en cómo están acomodados, así como la operación de las tareas.

·         Subsistema Social: comprende a las personas, sus características físicas y psicológicas, las relaciones sociales entre los individuos encargados de la ejecución de la tarea, así como las exigencias de las organizaciones formal e informal en la situación de trabajo.

APRECIACIÓN CRÍTICA DE LA TEORÍA DE SISTEMAS
De todas las teorías administrativas, la teoría de sistemas es la menos criticada, por el hecho de que la perspectiva sistémica parece concordar con la preocupación estructural y funcionalista típica de las ciencias sociales de los países capitalistas de hoy. La teoría de sistemas desarrolló los conceptos estructuralistas y conductistas, poniéndose a salvo de sus críticas
Bibliografía:
Idalberto Chiavenato. Introducción a la teoría general de la Administración. Séptima edición. Págs.: 353-428

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